文/北京集佳知識產權代理有限公司 劉瑾
在專利申請的實質審查過程中，審查員與申請人/代理人之間的溝通都是以書面為主，但為了提高效率，各國都規定了一些審查員與申請人/代理人之間進行溝通的輔助手段，電話討論就是其中最常使用的方式。下面筆者以美國申請為例，探討一下美國申請審查過程中與審查員電話溝通的時機與策略。
在美國申請審查過程中，如果申請的權利要求接近授權條件，僅存在一些次要的、容易通過修改克服的問題，美國審查員通常會主動發起電話討論，告知申請中存在的問題，多數情況下，還會提供修改建議，方便申請人盡快考慮和提交答復，促進授權。
除了審查員主動發起的電話討論，申請人也可以主動發起。有2種方式：
（1）直接給審查員打電話
審查意見通知書上都寫有審查員的電話，可直接撥打，如果審查員沒有接電話，可以語音留言，說明基本信息（申請號等），請審查員回復電話。
（2）通過USPTO官方網站預約電話會議
可通過官網提出與審查員電話會議的請求，審查員會確定電話會議的時間，提供會議鏈接，申請人按時接入即可。
方式（1）適用的情況
直接給審查員打電話的方式適用于較簡單的問題、形式問題或程序問題。比如112問題，如果認為審查員對權利要求某個術語或方案的理解不夠準確，而電話溝通更快捷更方便進行解釋的時候；又比如，針對審查意見權利要求可以有不同的修改方式，想知道審查員更容易接受哪種方式的時候，可能有助于減少答復次數，尤其是美國審查時第二次審查意見即是final OA的情況。
多數美國審查員是樂于溝通的，當然，也碰到過審查員不愿意在電話中進行討論，要求申請人請求正式電話會議的情況。這個時候，就需要申請人考慮，是請求正式電話會議，還是直接提交答復了。
方式（2）適用的情況
如果希望與審查員討論的問題涉及實質問題，101、102或103，審查員通常不會在電話中討論，這時需要的就是正式的電話會議了。需要提前足夠的時間通過USPTO官網預約，否則審查員可能因為已經沒有時間或休假而拒絕電話會議。根據筆者碰到的情況，最好在OA答復期限前1個月進行預約。
電話會議使用的是USPTO官方的會議軟件，與商業會議軟件比如騰訊會議類似，由審查員主持。申請人/代理人可通過共享屏幕的方式進行展示和意見陳述，審查員可隨時提問。會議結束后，審查員會發一個通知，上面記錄會議時間和主題。申請人需提交會議記錄，官方存檔。然后申請人根據會議結果，決定如何答復審查意見，提交答復。即，會議記錄與答復審查意見是分別進行的2個事件。
如果該申請的審查員是個新審查員，則還會有一個資深審查員（supervisor）參與電話會議。
我們作為中國代理人代理申請人進入美國的申請時，并不與美國審查員有直接聯系，只能通過美國代理人進行。因此，是否主動發起與美國審查員的電話討論，需要我們提前與客戶進行溝通，分析審查意見，分析不同策略的優缺點。申請人作出決定后，我們準備好材料，才能指示美國代理人與審查員電話溝通。
值得注意的是，由于電話溝通可采用方式（1）也可采用方式（2），因此指示美國代理人時最好明確，是直接電話溝通（call the examiner）還是電話會議（request a telephone interview）。二者需要準備的時間和材料不同，方式（1）比較簡單，通常把權利要求修改方案告知美國代理人就可以，目的是看審查員能否接受；方式（2）需要準備權利要求修改和意見陳述，方便美國代理人電話會議時進行展示并討論，會后提交會議記錄。特別是，美國代理人是按照處理事務的時間來收取代理費的，不同方式產生的費用差別很大，需要事先與申請人溝通，獲得申請人的授權后進行。
關于與審查員電話討論的時機，盡管理論上收到OA后都可以進行，但筆者認為，Final OA是其中最關鍵的一個節點。由于美國審查程序的特殊性，應對Final OA有多種方式，常見的是2個月內答復并請求reconsideration，或者RCE。不管采用何種方式，大多數情況下都涉及權利要求的修改。對于不少申請人來說，減少審查程序從而減少官費和代理費是一個重要的考慮因素。因此，獲知審查員的傾向性或推動審查員產生傾向性對申請人是比較有利的。而審查意見往往不能直接看出來，這時候與審查員電話討論就是一個比較高效和經濟的方式了。
筆者處理過的美國申請中，提出電話討論建議的，基本都是在Final OA階段，碰到過各種情況。比如一個案例中，申請人授權請求電話會議的時間較晚，審查員在答復期限前無法安排，和美國代理人商討后的方案是，將權利要求1的不同修改方式作為新的權利要求（new）寫在權利要求修改中，按期提交答復，然后請求電話會議，與審查員討論提交的不同權利要求修改，似乎也是可行的。在另一個案例中，審查員沒有接受直接的電話討論，與申請人溝通后，申請人不希望進行正式電話會議，采用了其他方式進行答復。諸如此類，都需要我們作為中國代理人從申請人的角度出發，盡量利用美國的專利審查制度，采取合適的方式，幫助申請人爭取權利。